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Formular-Ratgeber
einfach, schnell & preiswert
Layout Tipps
Allgemeines zum Layout
Man sollte sich darüber im Klaren sein, dass man beim Erstellen eines PDF- Formulars ein elektronisches Formular gestalten, gleichzeitig aber auch ein Papierformular erzeugen kann. Wir empfehlen darauf zu achten, dass sowohl die Layout Elemente wie auch die elektronischen Elemente (Felder und Funktionen) so dargestellt werden, dass ein Formular jederzeit ausgedruckt und wie ein herkömmliches Papierformular benutzt werden kann. Im Onlineformular können Informationen zum Ausfüllen dynamisch eingeblendet werden. Diese Informationen fehlen beim Ausdrucken. Deshalb sollte beim Layout sehr gut überlegt werden, welche Erklärungen oder Hilfestellung auf jeden Fall vorhanden sein müssen und diese im Layout hinterlegen. Ein elektronisches Formular unterliegt nicht dem Zwang zur Platzbeschränkung wie ein Papierformular. Wenn beispielsweise die Sprachen Deutsch, Französisch und Italienisch erforderlich sind, werden wegen den hohen Herstellungs- und Pflegekosten alle 3 Sprachen auf einem Papier Formular abgebildet. Da diese Kosten bei PDF wegfallen kann pro Sprache je ein Formular erzeugt und nach Sprachen getrennt angeboten werden.
Informationen zum Formular
Handlungsanweisung zum Ausfüllen und Erklärungen zum weiteren Vorgehen sind am Ende eines Formulars auf eigenständigen Seiten anzugeben. Diese müssen nicht zwingend aus- gedruckt und zurückgesendet werden. Angaben zur Empfängeradresse, zu verantwortlichen Personen und zu Öffnungszeiten sollten im Formularkopf sowie am Schluss eines Formulars stehen. Im Online Formular sollte am Anfang eines Formulars eine kurze Erklärung zum Ausfüllen und, wenn vorhanden, zu Funktionen wie „Formular speichern“ oder „Formular per E-Mail senden“ und zum Umgang mit erforderlichen Feldern erscheinen.
Schriften
Es sollten möglichst wenige Schriften (Fonts) im Formular verwendet werden. Wenn ein Font im PDF eingebettet ist, wird der eingebettete Font verwendet, ansonsten ersetzt der Adobe Reader jeden nicht vorhandene Font durch den ähnlichsten auf dem PC vorhandenen Font. In der Geschäftswelt haben sich Helvetica Schriften weitgehend durchgesetzt. In Microsoft Windows wird meist Arial verwendet, welche ebenfalls eine Helvetica Schrift ist. Aus diesem Grund empfehlen wir eine Helvetica Schrift zu verwenden. Natürlich können „hauseigene“ Fonts verwendet werden. Um diese korrekt anzuzeigen müssen diese im PDF-Formular eingebettet werden was die Datei massiv aufbläht und zu langen Übertragungszeiten beim Download führen kann. Fette Schriften sollten nur für spezielle Hervorhebungen verwendet werden. Unterstreichungen und kursive Schriften sollten aus Gründen der Lesbarkeit vermieden werden.
Schriftgrössen
Im Adobe Reader kann ein PDF-Formular vergrössert dargestellt werden (Zoom). Sobald das Formular ausgedruckt wird passt sich die Zeichengrösse proportional dem verwendeten Papierformat z.B. A4 Hoch an. Der Drucker beeinflusst bei kleinen, feinen Schriften und grafischen Elementen die Qualität massgeblich. Beispiel Formular Haupttitel Arial 14pt Bold Formular Feldbezeichnung Arial 10pt Normal Formular Feldinhalt Helvetica 10pt Normal
Module
In jedem Formular werden Firmen und/oder Personenangaben verlangt. Wir empfehlen ein Firmen-Modul und Personalien-Module zu definieren. Beispiel 1: „Personalien“ Adressblock (Vorname, Name, Strasse, Plz, Ort, Telefon Privat, Telefon Büro, E-Mail,...) kann als Block eingefügt und nicht benötigte Felder gelöscht werden. Bsp. Modul 2: „Personalien“ Verschiedenes (Zivilstand, Geburtsdatum, AHV-Nr.,...)
Formularkopf
Eine Grafik wie z.B. das Firmen Logo sollte als Vektorgrafik dargestellt werden. Das Logo sollte eine vektorisierte Grafik im EMF/EPS oder TIF Format sein. Vektorgrafiken lassen sich beliebig und gestochen scharf skalieren. Unternehmen die auf ihr Corporate Design (CD) achten verlangen, dass ihr Firmen Logo immer in der gleichen Qualität abgebildet wird. Die Darstellungsqualität ist sowohl am Bildschirm wie beim Ausdruck auf Papier konsistent. Wir empfehlen, im Formularkopf alle notwendigen Angaben über die für dieses Formular zuständige Firma/Behörde inkl. Abteilung aufzuführen. Die Information „Seite i von n“ kann ebenfalls in die Kopfzeile, muss aber nicht. Der Formular Titel muss ganz am Anfang des Formulars angezeigt werden. AGB und ähnliches, das nicht zum eigentlichen Formular zählt, sollte in der Seitennummerierung des Formulars nicht eingerechnet werden. Sie müssen nicht unbedingt ausgedruckt und zurückgeschickt werden.
Fusszeile
Die Information „Seite i von n“ identifiziert jede Seite eindeutig. Sie dient sowohl der Information und Übersicht beim Ausfüllen, wie auch der Vollständigkeitskontrolle bei Eingang des ausgefüllten Formulars oder bei Rücksprachen. Jedes Formular sollte unbedingt in der Fusszeile versioniert werden. Damit kann geprüft werden, ob alle aktuellen Fragen beantwortet sind oder ob evtl. geänderte AGB akzeptiert wurden. Ebenfalls kann der Formularname und oder das Printdatum angezeigt werden.
Exakte Feldbezeichnungen
Feldbezeichnungen deklarieren die verlangten Angaben sowohl dem Antragsteller als auch dem Sacharbeiter. Verwenden Sie also eindeutige Bezeichnungen. Wenn beispielsweise nur „Telefon“ verlangt wird kann es sich bei der Antwort um die Geschäfts- oder die Privatnummer handeln - Sie wissen es nicht. Ein solch kleiner Irrtum kann einem Unternehmen später teure Abklärungen aufzwingen. Besser wäre also „Telefon Privat“.
Feldbezeichnungen Position
Feldbezeichnungen können sowohl ober- / unterhalb als auch links eines Feldes stehen. (Ausnahme: Checkboxen) Die Position ober- / unterhalb des Feldes hat einige Vorteile gegenüber der links vom Feld platzierten: - Alle Feldlinien und sichtbaren Eingabefelder sind gleich breit. Diese Blockdarstellung ergibt ein ruhigeres Gesamtbild und erleichtert die Übersicht. - Einige Eingaben wie z. B. lange Ortschaft Namen oder E-Mail-Adressen benötigen viel Raum. Indem die gesamte Spaltenbreite als Eingabefeld genutzt wird, bleiben selbst lange Eingabewerte gut leserlich. - In Formularen, welche in mehreren Sprachen angeboten werden, sind die Feldbezeichnungen verschieden lang. Viele Begriffe sind in Französisch oder Spanisch wesentlich länger als in Deutsch oder Englisch. Bei Position ober- oder unterhalb des Feldes bleibt das Layout konsistent.
Feldmarkierungen
Beim Ausfüllen eines Formulars helfen die Feldmarkierungen, die Menge und das Ausmass der verlangten Angaben abzuschätzen, die Eingaben sauber einzugeben und zu erkennen, wo noch Angaben fehlen. Beim Lesen eines maschinell ausgefüllten Formulars helfen die Feldmarkierungen dem Sacharbeiter schnell Feldinhalte (Eingaben) von Feldbezeichnungen zu unterscheiden und festzustellen welche Angaben fehlen. Wir raten dringend, jedes Eingabefeld mit einer Feldbezeichnung und einer Feldmarkierung zu deklarieren. Ausserdem wird eine mögliche, Software gestützte, Datenextraktion aus den Feldern ohne Markierung schwierig oder gar unmöglich. Ohne exakte Felder lässt sich ein Formular nur mit Mühe von Hand ausfüllen. Je ungenauer die geforderten Angaben deklariert werden, desto mehr Spielraum für Unterlassungen oder Fehlangaben entsteht. Eingabefelder können entweder durch Linien, Rahmen (bei mehrzeiligen Angaben) oder das Hinterlegen einer Kontrastfarbe dargestellt werden. Feldmarkierungen, die im Layout fest vorgegeben sind, werden auch aus- gedruckt. Linien oder Rahmen ergeben eine klare Führung beim Ausfüllen von Hand. Wir sind uns schon aus der Schulzeit gewohnt auf Linienpapier zu schreiben. Das Hinterlegen einer Kontrastfarbe aus ästhetischen Gründen ist Geschmacksache birgt aber auch einige Probleme: - Der Kontrast von Feldinhalt und Feldhintergrund kann beeinträchtigt werden darunter leidet die Lesbarkeit bei der Verarbeitung. - Der Tonerverbrauch beim Ausdrucken erhöht sich. - Falls interaktive Felder auf das PDF-Formular gelegt werden, müssen diese die Kontrastfläche überlappen um „Blitzer“ zu vermeiden. Dadurch werden diese Felder grösser als notwendig
Auswahl-Felder - Checkboxen
Kontrollkästchen (Checkboxen) sollten immer vor dem zu wählenden Auswahlbegriff stehen. Der Abstand zum Auswahlbegriff soll einheitlich festgelegt sein. Die Grösse sollte einheitlich für alle Formulare festgelegt werden. Checkboxen eignen sich dann, wenn aus beschränkten Auswahlmöglichkeiten ausgewählt werden soll, z.B. Ja/Nein und die Auswahlmöglichkeiten nicht laufend ändern. Vorteile von Checkboxen: - Auf dem ausgedruckten Formular ist die exakte Auswahl vorgegeben - Auf dem Papier muss nicht geschrieben werden (einfacher, keine Handschrift) - Digital kann die Auswahl sowohl auf Erforderlichkeit wie auf Anzahl der Auswahlen geprüft werden Nachteile von Checkboxen: - Benötigen viel Raum - Hinzufügen oder weglassen von Werten verändert das Layout des Formulars
Verhalten von Checkboxen
Checkboxen (CB) können einzeln oder als Gruppen erstellt werden. Beispiel einzeln «Ich habe die AGB gelesen und verstanden. Bei Gruppen sollten, sofern nicht klar ersichtlich, die Anforderungen/Beschränkungen ersichtlich sein. Beispiele Gruppen - Es können beliebige CB gewählt werden (freiwillige Auswahlen) - Es MUSS eine von 3 CB gewählt werden (Herr / Frau / Firma) aber nicht mehrere - Es KANN eine von 3 CB gewählt werden (Herr / Frau / Firma) weitere Person? - Es MUSS eine oder mehrere CB gewählt werden (Tomaten, Käse, Speck…) Pizzabestellung Einzeln oder gepaart: - Es MÜSSEN mindestens 3 oder mehrere CB gewählt werden (Tomaten, Käse, Speck…) Pizzabestellung - Es DÜRFEN maximal 8 CB gewählt werden (Tomaten, Käse, Speck…) Pizzabestellung
Auswahl Felder - Dropdown-Listen
Dropdown-Listen eignen sich für längere Listen, z.B. Monate, Länder etc. Um das Formular auch leer ausdrucken zu können, sollte die erste Zeile jeweils leer bleiben. Vorteile von Dropdown-Listen: - Geringer Platzbedarf (wichtig bei vielen Möglichkeiten) - Eingabe eines anderen Werts (editieren) kann zugelassen oder gesperrt werden - Einfache Formularpflege. Werte können schnell hinzugefügt oder gelöscht werden, ohne dass sich das Layout ändert. Nachteile von Dropdown-Listen (gegenüber Checkboxen): - Wenn das Formular ausgedruckt wird, muss der Wert trotzdem von Hand eingetragen werden - Ausgedruckt sind keine Vorgabewerte möglich, es können beliebige Angaben gemacht werden Wir empfehlen, Dropdown-Listenwerte zu sortieren. Ausnahmen sind Listen, bei denen die Reihenfolge intuitiv klar ist, z. B. Monate. Bei Länderlisten können einige Länder, z. B. Nachbarstaaten, vor der Sortierung aufgelistet werden.
Zahlenfelder
Zahlenfelder werden für ganz verschiedene Angaben verwendet: Mengenangaben, Beträge, Datum, Zeit, Telefon, PLZ, IBAN und viele mehr. Es ist wichtig klar zu deklarieren was genau verlangt wird. Z. B. beim Datum das gewünschte Format: TT.MM.JJJJ, oder ein verlangtes Mindestalter wie z. B. 18 Jahre. Die Anforderungen müssen auch ausgedruckt klar ersichtlich sein.
Felder nummerieren
Wir empfehlen, die Felder auf jeder Seite fortlaufend zu nummerieren. Das hilft beim Ausfüllen die Beabsichtigte logische Reihenfolge der Eingaben zu erkennen und einzuhalten. Zudem helfen diese bei Rücksprachen: „Bitte geben Sie mir auf Seite 2 unter Punkt 7 Ihre Mobile Nummer an“. Dadurch findet man das entsprechende Feld im Formular sehr viel schneller und Rückfragen dauern weniger lang.
Programmierung
Basics Tipps
Feldtypen digital
Texteingabefeld
Ein Texteingabefeld ist ein Feld ohne Einschränkungen bezüglich der erlaubten Zeichen. Die Eingabe der möglichen Zeichen kann mit Validierungsmuster eingeschränkt oder bestimmte Zeichen ausgeschlossen oder verlangt werden. Wo möglich werden Eingabefelder so gross gemacht, dass der zu erwartende Text mit normaler Schriftgrösse Platz hat. Ist nicht genügend Platz vorhanden, so soll sich die Schrift automatisch verkleinern. Wichtig ist darauf zu achten, dass bei zu viel Text, dieser nicht aus dem Feld "läuft" wobei der Überlauf durch ein "+" angezeigt wird. Beim Ausdrucken wäre dieser verloren. Dies sollte durch eine Beschränkung der möglicher Anzahl Zeichen verhindert werden. Spezielle Eigenschaften von Textfelder sind: Mehrzeilig und Rechtschreibprüfung
Zahlenfeld
Ein Zahlenfeld ist ein Feld, welches ausschliesslich die Eingabe von Ziffern und allenfalls ein Dezimalzeichen zulässt. Die Darstellung der Zahl, z. B. Tausendertrennzeichen, lässt sich anpassen. Ganz speziell bei Zahlenfeldern sollte der verlangte Wert unmissverständlich deklariert werden. ACHTUNG: Die Darstellung von Zahlen ist länderspezifisch verschieden. Spezielle Definitionen bei Zahlenfeldern sind: Rundungseinheit (auf bestimmte Werte runden), Zahlenformate: Dezimalstellen, führende Nullen, Tausendertrennzeichen, Dezimalnullen, Minuszeichen, Pre- und Postfix
Datumfeld
Oft wird ein Kalender angezeigt, um ein gültiges Datum auszuwählen. Das mühsame Durch-die-Jahre-und-Monate-Scrollen (z.B. Geburtsdatum) ist eine Tortur. Wir verwenden validierte Datumsfelder. Diese prüfen Eingaben in Echtzeit. WICHTIG: Klare Anweisungen zu den gültigen Angaben machen. ACHTUNG: Das Datum wird je nach Land verschieden dargestellt. Unser Datumsfeld ist lokalisiert. Spezielle Eigenschaften von Datumfelder sind: Formate: extreme Flexibilität zu jedem Element - Tag, Monat und Jahr Zahlen 1,2 oder 4 stellig (Jahr) Wochentage, Monate als Zahl, als Text: (Montag), kurz (Mo.), Ultrakurz (M) Tag als Tag im Jahr Datum als Quartal (Q1...)
Zeitfeld
Das Zeitfeld kann entweder eine Uhrzeit oder eine Zeitdauer anzeigen. WICHTIG: Klare Anweisungen zu den gültigen Angaben machen. ACHTUNG: Die Zeit wird je nach Land verschieden dargestellt. Unser Zeitfeld ist lokalisiert. Spezielle Formatierungen des Zeitfeldes sind: Stunde: 12/24 h Stunde, Minute und Sekunde: mit/ohne führende NULL Spezielle Anzeige: vorm./nachm.
Dropdown-Liste
Verwenden Sie “Dropdown-Liste” in der die Listenelemente in einer aufklappbaren Liste angezeigt werden. Davon kann nur 1 Element selektiert werden oder, wenn erlaubt, können Sie einen eigenen Wert eingeben.
Funktion Löschen
Feldbezeichnungen deklarieren die verlangten Angaben sowohl dem Antragsteller als auch dem Sacharbeiter. Verwenden Sie also eindeutige Bezeichnungen. Wenn beispielsweise nur „Telefon“ verlangt wird kann es sich bei der Antwort um die Geschäfts- oder die Privatnummer handeln - Sie wissen es nicht. Ein solch kleiner Irrtum kann einem Unternehmen später teure Abklärungen aufzwingen. Besser wäre also „Telefon Privat“.
Feldbezeichnungen Position
Feldbezeichnungen können sowohl ober- / unterhalb als auch links eines Feldes stehen. (Ausnahme: Checkboxen) Die Position ober- / unterhalb des Feldes hat einige Vorteile gegenüber der links vom Feld platzierten: - Alle Feldlinien und sichtbaren Eingabefelder sind gleich breit. Diese Blockdarstellung ergibt ein ruhigeres Gesamtbild und erleichtert die Übersicht. - Einige Eingaben wie z. B. lange Ortschaft Namen oder E-Mail-Adressen benötigen viel Raum. Indem die gesamte Spaltenbreite als Eingabefeld genutzt wird, bleiben selbst lange Eingabewerte gut leserlich. - In Formularen, welche in mehreren Sprachen angeboten werden, sind die Feldbezeichnungen verschieden lang. Viele Begriffe sind in Französisch oder Spanisch wesentlich länger als in Deutsch oder Englisch. Bei Position ober- oder unterhalb des Feldes bleibt das Layout konsistent.
Feldmarkierungen
Beim Ausfüllen eines Formulars helfen die Feldmarkierungen, die Menge und das Ausmass der verlangten Angaben abzuschätzen, die Eingaben sauber einzugeben und zu erkennen, wo noch Angaben fehlen. Beim Lesen eines maschinell ausgefüllten Formulars helfen die Feldmarkierungen dem Sacharbeiter schnell Feldinhalte (Eingaben) von Feldbezeichnungen zu unterscheiden und festzustellen welche Angaben fehlen. Wir raten dringend, jedes Eingabefeld mit einer Feldbezeichnung und einer Feldmarkierung zu deklarieren. Ausserdem wird eine mögliche, Software gestützte, Datenextraktion aus den Feldern ohne Markierung schwierig oder gar unmöglich. Ohne exakte Felder lässt sich ein Formular nur mit Mühe von Hand ausfüllen. Je ungenauer die geforderten Angaben deklariert werden, desto mehr Spielraum für Unterlassungen oder Fehlangaben entsteht. Eingabefelder können entweder durch Linien, Rahmen (bei mehrzeiligen Angaben) oder das Hinterlegen einer Kontrastfarbe dargestellt werden. Feldmarkierungen, die im Layout fest vorgegeben sind, werden auch aus- gedruckt. Linien oder Rahmen ergeben eine klare Führung beim Ausfüllen von Hand. Wir sind uns schon aus der Schulzeit gewohnt auf Linienpapier zu schreiben. Das Hinterlegen einer Kontrastfarbe aus ästhetischen Gründen ist Geschmacksache birgt aber auch einige Probleme: - Der Kontrast von Feldinhalt und Feldhintergrund kann beeinträchtigt werden darunter leidet die Lesbarkeit bei der Verarbeitung. - Der Tonerverbrauch beim Ausdrucken erhöht sich. - Falls interaktive Felder auf das PDF-Formular gelegt werden, müssen diese die Kontrastfläche überlappen um „Blitzer“ zu vermeiden. Dadurch werden diese Felder grösser als notwendig
Auswahl-Felder - Checkboxen
Kontrollkästchen (Checkboxen) sollten immer vor dem zu wählenden Auswahlbegriff stehen. Der Abstand zum Auswahlbegriff soll einheitlich festgelegt sein. Die Grösse sollte einheitlich für alle Formulare festgelegt werden. Checkboxen eignen sich dann, wenn aus beschränkten Auswahlmöglichkeiten ausgewählt werden soll, z.B. Ja/Nein und die Auswahlmöglichkeiten nicht laufend ändern. Vorteile von Checkboxen: - Auf dem ausgedruckten Formular ist die exakte Auswahl vorgegeben - Auf dem Papier muss nicht geschrieben werden (einfacher, keine Handschrift) - Im Online Formular kann die Auswahl sowohl auf Erforderlichkeit wie auf Anzahl der Auswahlen geprüft werden Nachteile von Checkboxen: - Benötigen viel Raum - Hinzufügen oder weglassen von Werten verändert das Layout des Formulars
Verhalten von Checkboxen
Checkboxen (CB) können einzeln oder als Gruppen erstellt werden. Beispiel einzeln «Ich habe die AGB gelesen und verstanden. Bei Gruppen sollten, sofern nicht klar ersichtlich, die Anforderungen/Beschränkungen ersichtlich sein. Beispiele Gruppen - Es können beliebige CB gewählt werden (freiwillige Auswahlen) - Es MUSS eine von 3 CB gewählt werden (Herr / Frau / Firma) aber nicht mehrere - Es KANN eine von 3 CB gewählt werden (Herr / Frau / Firma) weitere Person? - Es MUSS eine oder mehrere CB gewählt werden (Tomaten, Käse, Speck…) Pizzabestellung Einzeln oder gepaart: - Es MÜSSEN mindestens 3 oder mehrere CB gewählt werden (Tomaten, Käse, Speck…) Pizzabestellung - Es DÜRFEN maximal 8 CB gewählt werden (Tomaten, Käse, Speck…) Pizzabestellung
Auswahl Felder - Dropdown-Listen
Dropdown-Listen eignen sich für längere Listen, z.B. Monate, Länder etc. Um das Formular auch leer ausdrucken zu können sollte die erste Zeile jeweils leer bleiben Vorteile von Dropdown-Listen: - Geringer Platzbedarf (wichtig bei vielen Möglichkeiten) - Eingabe eines anderen Werts (editieren) kann zugelassen oder gesperrt werden - Einfache Formularpflege. Werte können schnell hinzugefügt oder gelöscht werden ohne dass sich das Layout ändert. Nachteile von Dropdown-Listen (gegenüber Checkboxen): - Wenn das Formular ausgedruckt wird muss der Wert trotzdem von Hand eingetragen werden - Ausgedruckt sind keine Vorgabewerte möglich, es können beliebige Angabe gemacht werden Wir empfehlen, Dropdwonlistenwerte alphabetisch zu sortieren sofern die Reihenfolge, wie z. B. bei Monaten, nicht intuitiv klar ist. Bei Länderlisten können einige Länder, z. B. Nachbarstaaten, vor der Sortierung aufgelistet werden.
Zahlenfelder
Zahlenfelder werden für ganz verschiedene Angaben verwendet: Mengenangaben, Beträge, Datum, Zeit, Telefon, PLZ, IBAN und viele mehr. Es ist wichtig klar zu deklarieren was genau verlangt wird. Z. B. beim Datum das gewünschte Format: TT.MM.JJJJ, oder ein verlangtes Mindestalter wie z. B. 18 Jahre. Die Anforderungen müssen auch ausgedruckt klar ersichtlich sein.